Verwalterwechsel: Was Du vor dem ersten Gespräch klären solltest

Zuerst die Ausgangslage ordnen.

Ein Verwalterwechsel beginnt oft mit Unzufriedenheit. Für das erste Gespräch hilft es, daraus konkrete Aufgaben zu machen: Welche Abrechnung fehlt? Welcher Beschluss wurde noch nicht umgesetzt? Welche Rückfrage ist offen? Eine kurze Liste mit Datum und vorhandenen Unterlagen ist hilfreicher als ein unübersichtlicher E-Mail-Verlauf.

Halte außerdem fest, ob Du für eine Eigentümergemeinschaft anfragst oder die Verwaltung Deiner vermieteten Wohnung beziehungsweise Deines Mietshauses wechseln möchtest. Davon hängt ab, wer entscheidet und welche Unterlagen zuerst gebraucht werden.

Diese vier Unterlagen helfen weiter.

• Der Verwaltungsvertrag: einschließlich Ergänzungen und vereinbartem Leistungsumfang.
• Bei einer WEG der Bestellungsbeschluss: damit Bestellungszeitraum und Vertragslaufzeit gemeinsam betrachtet werden können.
• Die letzten Abrechnungen und Pläne: bei einer WEG etwa Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, bei Mietobjekten die vorhandenen Miet- und Betriebskostenunterlagen.
• Eine Übersicht offener Vorgänge: Reparaturen, Forderungen, Verträge und wichtige Termine.

Wenn etwas fehlt, notiere die Lücke. Du musst vor dem Erstgespräch nicht jede Akte vollständig rekonstruiert haben. Wichtig ist ein ehrlicher Überblick über den vorhandenen Stand.

Bestellung und Vertrag zusammen prüfen.

Bei einer WEG entscheidet die Gemeinschaft über die Verwalterbestellung und Abberufung. Eine Abberufung ist jederzeit möglich. Das Vertragsende ist davon zu unterscheiden: Nach § 26 Absatz 3 WEG endet der Vertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung; ein früheres Ende kann möglich sein. Die konkrete Gestaltung muss anhand des Vertrags und der Beschlüsse geprüft werden.

Für die reine Mietverwaltung stehen dagegen der Verwaltungsvertrag und die Vertretungsbefugnis auf Eigentümerseite im Mittelpunkt. Ein WEG-Verwalterwechsel und der Wechsel einer Mietverwaltung sind deshalb nicht derselbe Vorgang.

Den Übergang konkret vereinbaren.

Besprich zum Schluss, wer die Unterlagen anfordert, welche dringenden Themen sofort übernommen werden und wann Eigentümer, Mieter oder Dienstleister informiert werden. Eine Übergabeliste mit Zuständigkeiten und Terminen hilft, offene Punkte weiterzuverfolgen.

Den vollständigen Ablauf und eine herunterladbare Checkliste findest Du auf unserer Seite zum Verwalterwechsel.